Algemene voorwaarden Van Laarhoven & Partners

Algemene voorwaarden Van Laarhoven & Partners

Toepasselijkheid van deze voorwaarden

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, zowel mondeling als schriftelijk, tussen ons en onze opdrachtgevers aangegaan, met betrekking tot administraties, jaarrekeningen, adviezen en andere opdrachten.

2.  Afwijkende voorwaarden zijn alleen geldig, indien zij schriftelijk zijn overeengekomen. Hierbij wijzen wij uitdrukkelijk alle door opdrachtgever andersluidende voorwaarden af.

Offertes / Totstandkoming overeenkomst

3. Al onze offertes en aanbiedingen zijn vrijblijvend en verplichten ons niet een opdracht te aanvaarden.

4. Opdrachten en wijzigingen daarin zijn voor ons pas bindend, indien zij door ons zijn aanvaard, hetzij schriftelijk, hetzij door het feitelijk ter hand nemen van de werkzaamheden. Toezending van offertes, brochures of informatie, in welke vorm dan ook, zal nooit leiden tot de verplichting voor ons een opdracht te aanvaarden.

5.  Wij behouden ons het recht voor meerdere werkzaamheden dan vermeld in een aanvaarde opdracht uit te voeren en aan de opdrachtgever in rekening te brengen, indien deze werkzaamheden in het belang van de opdrachtgever en/of voor de goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn. De opdrachtgever wordt zo snel mogelijk op de hoogte gesteld van de uitvoering van deze aanvullende werkzaamheden.

6.  De overeenkomst komt tot stand en vangt aan op het moment dat de door opdrachtgever ondertekende opdrachtbevestiging door ons retour is ontvangen.

Uitvoering opdracht

7. Wij zullen de ons gegeven opdracht op zorgvuldige wijze uitvoeren, overeenkomstig algemeen aanvaarde beginselen en normen. Wij zijn bevoegd ons door andere medewerkers te laten bijstaan en, in overleg met opdrachtgever, andere deskundigen in te schakelen. Wij bepalen de wijze, waarop de opdracht dient te worden uitgevoerd. Op verzoek lichten wij opdrachtgever vooraf in over de wijze van uitvoering van de opdracht. Wij spannen ons in de overeengekomen uitvoeringstermijn te halen, maar zijn niet aansprakelijk voor door opdrachtgever geleden schade bij overschrijding van deze termijn.

8. De opdrachtgever verplicht zich ons de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens te verschaffen.

Duur

9. Opdrachten, tot het inrichten, voeren en/of bijhouden van een administratie waaronder begrepen het samenstellen van de jaarrapportage en ook opdrachten die tot gevolg hebben dat regelmatig zich repeterende al dan niet licht van elkaar afwijkende werkzaamheden dienen te worden verricht, worden geacht te zijn gegeven voor onbepaalde tijd. Alle andere opdrachten dan die gegeven voor onbepaalde tijd, eindigen met hun volbrenging of met het bereiken van het door partijen of het gebruik bepaalde tijdstip van beëindiging. Een voor onbepaalde tijd gegeven opdracht kan slechts worden opgezegd tegen het einde van een boekjaar en met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden, tenzij de overeenkomst nog geen zes maanden heeft geduurd, in welk geval een opzegtermijn van minimaal een maand in acht moet worden genomen. Opzegging dient middels aangetekend schrijven aan de wederpartij te worden medegedeeld. Ingeval niet tijdig wordt opgezegd door de opdrachtgever, is deze een bedrag ter grootte van vijftig procent van de gemiddelde jaardeclaraties in de voorafgaande drie jaren of bij gebrek aan voorgaande factuurbedragen EUR 250,- schuldig. Onder de volgende bijzondere omstandigheden kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbonden worden: bij faillissement of surseance van betaling van de opdrachtgever, ernstig betalingsverzuim van de opdrachtgever zijnde het overschrijden van de betalingstermijn met meer dan 30 dagen, het niet of niet volledig verschaffen van de benodigde gegevens die nodig zijn de opdracht naar behoren uit te voeren en het ernstig schaden van de vertrouwensrelatie tussen ons en de opdrachtgever.

Reclames

10.  Indien de opdrachtgever niet binnen 30 dagen bezwaar maakt tegen de uitvoering en voltooiing van de opdracht, wordt hij geacht de uitvoering als correct te beschouwen. In geval van rechtvaardige betwisting hebben wij de keuze tussen aanpassing van het bedrag van de declaratie, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van eventueel afgekeurde werkzaamheden of de opdrachtgever te verzoeken tot gehele of gedeeltelijke ontbinding van de overeenkomst over te gaan, tegen restitutie naar evenredigheid van het door opdrachtgever over het ontbonden gedeelte betaalde.

Zekerheid / Opschorting

11. Wij zijn gerechtigd opdrachtgever te verzoeken om naar ons oordeel voldoende zekerheid te stellen voor het nakomen van zijn/haar betalingsverplichtingen, danwel een voorschot te vragen en de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, totdat de verzochte zekerheid is gesteld, danwel het voorschot door ons is ontvangen. Opdrachtgever is niet gerechtigd tot schadevergoeding als wij onze werkzaamheden op grond van deze bepaling opschorten.

12. Wij zijn bovendien gerechtigd al onze verdere werkzaamheden in alle voor opdrachtgever in behandeling zijnde zaken op te schorten, indien opdrachtgever in verzuim is, als bedoeld in artikel 16.

Geheimhouding

13. Wij zijn ten opzichte van derden verplicht geheimhouding te bewaren met betrekking tot alle zaken die de opdrachtgever betreffen. Wij zijn niet gerechtigd informatie en gegevens voor een ander doel aan te wenden, dan waarvoor zij zijn verkregen.

Persoonsgegevens

14. In het kader van een opdracht verstrekt door opdrachtgever aan ons of in het kader van het voldoen aan wettelijke verplichtingen rustende op ons, kunnen wij persoonsgegevens betreffende opdrachtgever en/of personen verbonden aan of werkzaam bij/voor opdrachtgever verwerken.

15. In verband met de optimalisering van onze dienstverlening aan opdrachtgever alsmede in verband met het kunnen benaderen van opdrachtgever en/of personen werkzaam bij/voor opdrachtgever met informatie en met diensten van ons en derden, kunnen wij persoonsgegevens verwerken.

16. Verwerking van persoonsgegevens door ons in het kader van de activiteiten zoals het eerste en tweede lid vermeld, vindt plaats conform toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. (Bijlage 1)

Risico

17.  Wij zijn verplicht zorg te dragen voor een zorgvuldige opslag van de van de opdrachtgever of van derden voor de uitvoering van de opdracht afkomstige informatie, daarbij het recht hebbend gebruik te maken van opslag op computerbanden en –schijven. Het risico van beschadiging of teloorgaan van de bij ons of derden opgeslagen informatie is voor de opdrachtgever. Bij vervoer of verzending namens de opdrachtgever, ons of derden is het risico tevens voor opdrachtgever. De opdrachtgever vrijwaart ons voor alle aanspraken van derden verbandhoudende met beschadiging of teloorgaan van de in dit artikel bedoelde informatie.

Declaratie

18. Het bedrag dat aan vergoeding in rekening wordt gebracht is, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, berekend volgens de gebruikelijke tarieven van ons, die vooraf aan de opdrachtgever worden bekendgemaakt. Reisuren worden volledig in rekening gebracht, tenzij anders overeengekomen. Wij zijn gerechtigd periodiek deeldeclaraties te verzenden.

Betaling

19.  Betalingen dienen te gebeuren binnen 14 dagen na dagtekening van de declaratie. Indien de opdrachtgever het bedrag van de declaratie niet binnen de vastgestelde termijn voldoet is hij van rechtswege in verzuim zonder dat nadere ingebrekestelling is vereist en daarmee rente en buitengewone gerechtelijke kosten verschuldigd. Indien de opdrachtgever het bedrag van de declaratie niet tijdig voldoet, is hij een rente verschuldigd ter hoogte van de wettelijke handelsrente die tenminste 8% boven de referentie van de Europese Centrale Bank bedraagt. Opdrachtgever doet uitdrukkelijk afstand van het recht zich op verrekening te beroepen of beslag onder zichzelf te leggen. Ingeval van een gezamenlijke opdracht zijn opdrachtgevers hoofdelijk voor de betaling van het bedrag der declaratie aansprakelijk.

Indien opdrachtgever het bedrag der declaratie betwist, dient hij zijn bezwaren binnen 30 dagen na declaratiedatum door een aangetekende brief of brief met ontvangstbevestiging aan ons te melden op straffe van verval van het recht de declaratie te betwisten. Een betwisting over bepaalde werkzaamheden schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op. De buitengerechtelijke incassokosten voor business-to-business vorderingen worden berekend op grond van rapport Voorwerk II en bedragen tenminste € 40,- (exclusief BTW). Daarnaast worden er registratiekosten berekend. Deze registratiekosten bedragen € 25,- (exclusief BTW).

Aansprakelijkheid

20. Indien wij ten opzichte van de opdrachtgever aansprakelijk zijn voor enige door de opdrachtgever te lijden schade, is die aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag, waarvoor wij zijn verzekerd bij ons beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Van gemeld bedrag wordt desgevraagd opgave gedaan.

Indien door of tengevolge van de door ons verrichte werkzaamheden of het nalaten daarvan schade voor de opdrachtgever dreigt of is ontstaan, brengt de opdrachtgever ons daarvan binnen 30 dagen, nadat de opdrachtgever redelijkerwijs van de schade of nog te komen schade heeft kunnen kennisnemen, schriftelijk in kennis, bij gebreke waarvan elk recht op schadevergoeding vervalt. Deze vervaltermijn van 30 dagen geldt niet indien vaststaat dat wij door de niet inachtneming van de termijn, niet in een nadeliger positie zijn gebracht.

21. Wij zijn nimmer aansprakelijk voor gevolgschade die is ontstaan door een fout in onze uitvoering van de werkzaamheden.

Retentierecht

22. Wij zijn bevoegd de afgifte van de zaken die wij voor de opdrachtgever in verband met de uitvoering van enige opdracht onder ons hebben op te schorten totdat al onze vorderingen jegens opdrachtgever uit welke hoofde dan ook zijn voldaan.

Industrieel en intellectueel eigendom

23. Alle rechten van industriële of intellectuele aard met betrekking tot van ons afkomstige of door ons gebruikte computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, onderzoeksmethoden etc. zijn, worden en blijven, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht uitdrukkelijk en uitsluitend eigendom van ons, een en ander ongeacht het aandeel in de totstandkoming van de computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, onderzoeksmethoden etc. van de opdrachtgever zelf of ingeschakelde derden. De uitoefening van deze rechten is zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht uitdrukkelijk en uitsluitend aan ons voorbehouden.

Behoudens in geval voldaan moet worden aan een wettelijke plicht of rechterlijke uitspraak is de opdrachtgever niet gerechtigd om door ons geproduceerde stukken waaronder rapporten, verklaringen en adviezen, waarvan wij het auteursrecht hebben c.q. voorbehouden, aan derden af te staan, tenzij wij uitdrukkelijk hiertoe per geval afzonderlijk schriftelijk toestemming hebben verleend.

Toepasselijk recht / bevoegde rechter

24. Op alle met ons gesloten overeenkomsten is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Slechts de rechter van onze woonplaats is bevoegd geschillen met betrekking tot deze overeenkomst te beslechten, tenzij wij kiezen voor de rechter van de woonplaats van de opdrachtgever.

25. Ingeval de rechter een bepaling uit deze voorwaarden als onredelijk bezwarend aanmerkt, treedt daar een door ons vast te stellen, doch rechtens toelaatbare, vergelijkbare bepaling voor in de plaats.

 

Bijlage 1

Indien wij bij de uitvoering van de overeenkomst ten behoeve van opdrachtgever persoonsgegevens verwerken, zijn in aanvulling op de Algemene Voorwaarden de onderstaande voorwaarden van toepassing.

Artikel 1. Algemeen

1. De begrippen die in deze Bijlage worden gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) hebben de betekenis die daaraan in de AVG is toegekend.

2. Bij de verwerking van persoonsgegevens kan opdrachtgever worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, of indien opdrachtgever de Persoonsgegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt als verwerker. Wij vervullen (afhankelijk van de hoedanigheid waarin de opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt) de rol van verwerker of subverwerker.

Artikel 2. Doeleinden van de verwerking

1. Wij verbinden ons ertoe om onder de voorwaarden uit de overeenkomst in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens te verwerken. De verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de overeenkomst, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.

2. Wij zullen de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door opdrachtgever is vastgesteld. Opdrachtgever zal ons op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze bijlage zijn genoemd. In het addendum van deze bijlage is vastgelegd om welke categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens het gaat.

3. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij nemen geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van persoonsgegevens.

Artikel 3. Verplichtingen van ons

1. Ten aanzien van de in artikel 2 genoemde verwerkingen zullen wij zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens.

2. Wij zullen persoonsgegevens en andere gegevens verwerken die door of namens de opdrachtgever aan ons zullen worden aangeleverd.

3. Wij zullen opdrachtgever, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door zijn genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze bijlage.

4. De verplichtingen van ons die uit deze bijlage voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder ons gezag.

5. Wij zullen opdrachtgever in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van opdrachtgever in strijd is met relevante privacywet- en regelgeving.

6. Wij zullen opdrachtgever de noodzakelijke medewerking verlenen wanneer er in het kader van de verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, noodzakelijk mocht zijn.

Artikel 4. Doorgifte van persoonsgegevens

1. Wij mogen de persoonsgegevens verwerken in landen binnen en buiten de Europese Unie, met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving.

2. Wij zullen opdrachtgever, op diens verzoek daartoe, melden om welk land of landen het gaat.

Artikel 5. Verdeling van verantwoordelijkheid

1. Partijen zullen zorg dragen voor de naleving van toepasselijke privacywet- en regelgeving.

2. De toegestane verwerkingen zullen door ons worden uitgevoerd binnen een (semi-)geautomatiseerde omgeving.

3. Wij zijn louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze bijlage, overeenkomstig de instructies van opdrachtgever en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van opdrachtgever. Voor alle overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door opdrachtgever, verwerkingen voor doeleinden die niet door opdrachtgever aan ons zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, zijn wij niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij opdrachtgever.

4. Opdrachtgever staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van persoonsgegevens, zoals bedoeld in deze bijlage, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.

Artikel 6. Inschakelen van derden of onderaannemers

1. Opdrachtgever verleent ons hierbij toestemming om bij de verwerking derden (subverwerkers) in te schakelen.

2. Op verzoek van opdrachtgever zullen wij opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde subverwerkers. Opdrachtgever heeft het recht om bezwaar te maken tegen het inschakelen van een subverwerker. Dit bezwaar dient schriftelijk, binnen twee weken en door argumenten ondersteund, te worden ingediend.

3. Wij zorgen er onvoorwaardelijk voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen opdrachtgever en ons zijn overeengekomen. Wij staan in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden.

Artikel 7. Beveiliging

1. Wij zullen ons inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

2. Wij staan er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Wij zullen ons inspannen om de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.

3. Opdrachtgever stelt enkel persoonsgegevens ter verwerking aan ons ter beschikking, indien opdrachtgever zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van de door partijen afgesproken maatregelen.

Artikel 8. Meldplicht

1. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze lied tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwekte gegevens) zullen wij, ons naar beste kunnen inspannen om opdrachtgever daarover zo snel mogelijk te informeren naar aanleiding waarvan opdrachtgever beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Wij spannen ons naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.

2. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zullen wij meewerken aan het informeren van de terzake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het melden naar de relevante autoriteiten.

3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede: • Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek; • Wat is het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg; • Wat is de (voorgestelde) oplossing; • Wat de reeds ondernomen maatregelen zijn; • Contactgegevens voor de opvolging van de melding; • Wie geïnformeerd is (zoals betrokkene zelf, opdrachtgever, toezichthouder).

Artikel 9. Afhandeling verzoeken van betrokkenen

1. In het geval dat een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens richt aan ons, zullen wij het verzoek doorsturen aan opdrachtgever en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Opdrachtgever zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de opdrachtgever hulp benodigd heeft van ons voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, zullen wij hieraan meewerken en kunnen wij hiervoor kosten in rekening brengen.

Artikel 10. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

1. Op alle persoonsgegevens die wij van opdrachtgever ontvangen en/of zelf verzamelen in het kader van deze bijlage, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Wij zullen deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor wij deze hebben verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.

2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing: • Voor zover opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen; of • Indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de hoofdovereenkomst of deze bijlage; en • Indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

Artikel 11. Audit

1. Opdrachtgever heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT-deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze bijlage.

2. Deze audit vindt uitsluitend plaatst nadat opdrachtgever de bij ons aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door opdrachtgever geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij ons aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze bijlage door ons. De door opdrachtgever geïnitieerde audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door opdrachtgever, eens per jaar plaats.

3. Wij zullen aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen.

4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de partijen of door beide partijen gezamenlijk.

5. De redelijke kosten voor de audit worden door de opdrachtgever gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren ICT-deskundige altijd door opdrachtgever zullen worden gedragen.

Artikel 12. Duur en opzegging

1. De bijlage is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de overeenkomst tussen partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.

2. De bijlage kan tussentijds niet worden opgezegd.

3. Partijen mogen deze bijlage alleen wijzigen met wederzijdse instemming.

4. Na beëindiging van de bijlage vernietigen wij de van opdrachtgever ontvangen persoonsgegevens onverwijld, tenzij partijen anders overeenkomen.